U bevindt zich hier: Home - Tips & Ideeën - Organisatietips Algemeen
Doe mee en win!
Bekijk uw mogelijkheden
Bijblijven?
Meld u aan voor de GRATIS nieuwsbrief
Zoekt u iets?
Gebruik onze eenvoudige zoekfunctie
Kies uw rubriek
Tips & Ideeën: Organisatietips Algemeen
Onderstaande tips gelden in principe voor elk feest. Wie deze tips als leidraad gebruikt, hoeft niet bang te zijn, dat het feest niet goed geregeld is.
De feestdatum
Het is raadzaam om als eerste de exacte feestdatum te bepalen. Dit maakt overleg met anderen wel zo makkelijk.
Begin op tijd
Begin op tijd met de voorbereiding, zo komt u niet op het allerlaatste moment voor verrassingen te staan. Eventuele problemen kunt u op deze manier nog tijdig opvangen. Hou er bijvoorbeeld rekening mee, dat als u te laat begint de gewenste locatie, cateraar en/of het entertainment al volgeboekt zijn.
Stel een budget vast
Stel vantevoren vast hoeveel u te besteden heeft en hou u daaraan. Met een beetje creatief denkwerk kunt u vast wel leuke (én goedkopere) alternatieven verzinnen.
De hoofdrolspeler(s)
Hou rekening met degene(n) voor wie het feest gevierd wordt, ook als u dit zelf bent. Het gaat er bovenal om, dat het feest past bij de hoofdrolspeler(s). Welke wensen zijn er? Wie moet worden uitnodigen? Welk soort feest? Wat kan absoluut wel of niet?
De gasten
Hou daarnaast ook rekening met de gasten. Harde house-muziek is bv. niet echt een optie als de helft van de gasten bestaat uit mensen van middelbare leeftijd of ouder. Dit zou u kunnen oplossen door het muziekaanbod af te wisselen, zo is er toch voor ieder wat wils.
Verder is/zijn er altijd wel één of meerdere gasten die een dieet volgen. Zorg dat er ook voor hen iets te eten is, dit zal zeker worden gewaardeerd.
Als er op uw feest ook veel kinderen aanwezig zijn, is het misschien wel leuk én verstandig om speciaal amusement voor hen te regelen. Het soort vermaak hangt af van de leeftijd van de kinderen. Is het qua leeftijd een gemengde groep, dan is het uiteraard het leukste als u iets kiest dat voor alle leeftijden geschikt is.
De uitnodiging
Kondig uw feest ruimschoots vantevoren aan. Iedereen heeft het tegenwoordig druk en het zou jammer zijn als een gedeelte niet kan komen, omdat ze al andere verplichtingen hebben. Vraag ook om een bevestiging en/of afmelding, zodat u weet hoeveel mensen u echt kunt verwachten. Hou voor de duidelijkheid een lijst bij van de reacties.
Een moderne (extra) aankondiging is via een website op het internet. Op deze feestsite kunt u bijvoorbeeld informatie kwijt over de hoofdrolspeler(s), over de feestlocatie en/of uw verlanglijstje.
De feestlocatie
De gekozen feestlocatie is een grote sfeerbepaler. Bedenk derhalve van tevoren eerst welke sfeer u ambieert voor uw feest en ga daarna op zoek naar een locatie, die past bij uw wensen.
Bovendien moet u rekening houden met het aantal gasten, dat u wilt uitnodigen. De gekozen ruimte mag niet te klein zijn, maar ook zeker niet te groot.
Een routebeschrijving
Indien u het feest niet thuis viert, is het voor uw gasten bijzonder plezierig als u ze voorziet van een routebeschrijving. Verstuur deze bijvoorbeeld samen met uw schriftelijke uitnodiging of plaats hem op uw feestsite.
Een verlanglijst
Maak een verlanglijst, u zult geheid de vraag krijgen of u nog wensen heeft. Gebruik bijvoorbeeld een notitieboekje, waar u uw wensen in schrijft of plakt, met de winkel waar het te koop is en de prijs erbij (indien bekend). Schrijf op elke pagina slechts één kado-idee. Laat uw gasten het boekje bekijken en een suggestie uitzoeken. Daarvan trekken ze vervolgens het blaadje uit het boekje. Zo voorkomt u, dat er dubbele kado's worden gekocht. Kijk zelf niet meer in het boekje!
Muziek
Muziek is een haast onontbeerlijk onderdeel van een feest. Deze bepaalt namelijk voor een groot deel de sfeer van uw feest. Kies voor live muziek, een dj of drive-in show of voor eigen opnames.
Entertainment
U heeft verschillende mogelijkheden, als u iets extra's voor uw feest wilt. Zo kunt u kiezen voor een themafeest, een spel of het inhuren van entertainment. Denk eens aan een verrassende act zoals een poetsgekke, praatgrage toiletjuf of een ober, die constant denkbeeldige pluisjes van ieders kleding plukt. Of een goochelaar, die tussen uw gasten doorloopt. Een sneltekenaar, die karikaturen van uw gasten maakt. Een sneldichter, die met enkele gegevens een gedicht samenstelt voor afzonderlijke gasten. Ga dus gewoon eens op zoek naar wat er in uw omgeving allemaal aan leuks te vinden is!
Catering
Als u uw feest in een speciale gelegenheid viert, is de catering daar vaak bij inbegrepen. Wilt of moet u zelf iets regelen, ga dan in uw omgeving op zoek en vraag gerust of u het één en ander mag proeven, zodat u ook zeker weet, dat u de goede keuze maakt. Vraag eventueel aan vrienden en bekenden suggesties voor en/of ervaringen met bepaalde cateraars.
Vergeet bovendien de drank niet, als u zelf alles moet regelen!
Boekingen
Als u (een deel van) de organisatie uit handen geeft of als u entertainment inhuurt, overtuig u er dan van dat alles duidelijk is voor beide partijen. Vraag ook altijd voor alle zekerheid om een schriftelijke bevestiging.
Een fotograaf en/of filmer
Foto's en filmopnames bieden een blijvende herinnering aan uw feest, regel daarom een fotograaf en/of filmer.
De feestplanning
Hou ruimte over in uw feestplanning voor onverwachte of onvoorziene momenten. Het kan u heel wat stress besparen, als u niet constant op de tijd hoeft te letten.
Feest thuis? Regel hulp
Zeker als u het feest thuis wilt vieren, is het aan te raden om hulp te regelen. Denk bijvoorbeeld aan hulp in de bediening of bij het opruimen/afwassen. Zo heeft u zelf de tijd voor andere zaken, zoals genieten van uw feest.
Overnachtingsmogelijkheid
Moeten uw gasten van ver komen? Dan is het aan te raden om slaapplaatsen te regelen of enkele mogelijkheden aan te reiken voor een betaalde overnachting. Voeg eenvoudig een briefje toe aan de uitnodiging met adressen en prijzen van overnachtingsmogelijkheden in de buurt. Zelfs voor mensen die dichterbij wonen, kan het plezierig zijn om na het feest niet meer in de auto te hoeven stappen.
